Cualquier evento que reúna un número de personas en torno a unas conferencias, ponencias, charlas, jornadas, mesas redondas, grupo de trabajo… va ha generar unas necesidades de información y unas expectativas que no se deben olvidar y que se pueden explotar para la promoción y publicidad del evento.

En todo acontecimiento de mayor o menor envergadura hay que mimar todos los detalles posibles de información, comunicación y promoción, antes, durante y después del evento. En los recursos de la web social tenemos unas fantásticas herramientas que cumplen esta misión perfectamente.

Con la suficiente antelación a la realización del evento hay que mantener informado a los asistentes con los datos que se vayan cerrando, por lo que un BLOG daría a los asistentes la posibilidad de intercambiar opiniones, aclarar dudas con organizadores y ponentes o incluso invitarles a la participación de publicación de contenidos. Con su correspondiente canal RSS, se puede seguir la información desde agreadores, lectores de feeds o formar parte de widgets para una mayor difusión.

Las herramientas de conexión sociales antes, durante y después del evento, son más potentes que el correo electrónico y permiten mantener comunicados e informados a los ponentes y asistentes de una manera menos intrusiva, entre las opciones más interesantes están TWITTER, FACEBOOK o LINKEDIN que ofrecen canales RSS para agregadores o widgets, que harán ruido y garantizan la promoción del evento.

Si la información llega de muchas vías o recursos puede ser una buena idea recopilar toda la información en un agregador como NETVIBES, IGOOGLE o FRIENDFEED, que sirva de repositorio de toda la información generada en los distintos recursos sociales antes, durante y después del evento.

La conexión a Internet durante el evento debería ser uno de los recursos a ofrecer para fomentar que los asistentes puedan consultar y actualizar sus blogs o recursos de la web 2.0, lo que generará posicionamiento y ruido del evento en Internet durante su realización.

Todas las direcciones de páginas web pueden catalogarse en alguno de los marcadores sociales como DELICIOUS o MISTER WONG, para tenerlos disponibles en línea y recoger un indice de sitios utilizados o mencionados por ponentes y asistentes durante el evento.

Se pueden compartir las fotografías del evento e invitar a todos los asistentes para construir un álbum fotográfico social en FLICKR o PICASA, de esta manera se genera un recurso para prensa, asistentes y medios de comunicación sociales.

Grabar los contenidos en audio y vídeo para poder colgarlos en los portales de vídeo y audio como YOUTUBE, BLIP.TV o VIMEO y promocionarlos en portales especializados sobre el tema en Internet. Se ofrece de esta manera un recurso para el seguimiento en diferido de las jornadas.

No olvidar publicar las presentaciones o documentos utilizados y generados en servicios sociales como SLIDESHARE o SCRIBD permiten dejarlos instantáneamente a disposición de los asistentes, para su seguimiento en tiempo real durante la ponencia o en diferido como herramienta de consulta.

En conclusión los contenidos generados, en todos sus formatos, deben ser revisados y puestos a disposición de la audiencia a través de Internet, en todos los recursos sociales (Blog, Flickr, Slideshare, Twitter, Facebook, delicius, youtube) posibles y usando el agregador del evento, para que los asistentes puedan utilizarlos enlazarlos y referenciarlos. No olvidar las herramientas sociales de promoción y trabajar en el fomento de la difusión del evento.